Welche Bedeutung hat die Einführung der E-Rechnung für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe gemeinnütziger Vereine ?

Die Einführung der E-Rechnung bedeutet für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe gemeinnütziger Vereine, dass sie im Geschäftsverkehr mit anderen  Unternehmen (B2B) seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend strukturierte elektronische Rechnungen (wie XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können müssen. Reine PDFs oder Papierrechnungen reichen dafür nicht mehr aus.

Rechtliche und steuerliche Einordnung

•    Unternehmerstatus: Sobald ein Verein einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält, gilt er im Umsatzsteuerrecht als Unternehmer.
•    Relevanter Bereich: Die Pflicht gilt ausschließlich für den unternehmerischen Bereich (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung). Der reine ideelle Vereinsbereich (z. B. Mitgliedsbeiträge, Spenden) ist komplett ausgenommen.
•    Ausstellung von Rechnungen: E-Rechnungen selbst ausstellen müssen betroffene Vereine dank Übergangsfristen vorerst noch nicht uneingeschränkt: Bis Ende 2026 dürfen sie in der Regel noch Papierrechnungen oder nach Zustimmung einfache PDFs versenden; für kleine Vereine mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro gilt dies sogar bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist der Versand dann für alle verpflichtend.

Praktische Bedeutung für den Verein

•    Technische Anpassung: Der Verein benötigt eine geeignete Software oder ein Postfach, um maschinenlesbare XML-Datenformate anzunehmen.
•    Revisionssichere Archivierung: Eingehende Daten müssen unverändert und GoBD-konform digital gespeichert werden.
•    Prozessumstellung: Ehrenamtliche in der Kassen- und Schatzmeisterei müssen im Umgang mit den neuen Formaten geschult werden, um den bürokratischen Aufwand langfristig zu verringern